Lediga jobb som Förvaltningsassistent i Alingsås

Välkommen till kommunen som är tillräckligt stor för att driva utveckling och tillräckligt liten för att du ska kunna påverka mer än den egna arbetsplatsen. Tillsammans skapar vi Alingsås!

På samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar fler än 180 medarbetare med infrastruktur och miljöskydd i vår kommun. Vi ansvarar för planering och drift av byggnadsprojekt, gatunät, parkeringsplatser, allmänna platser, parker, avfallshantering samt reningsverk och vattenverk. Vårt ansvarsområde inkluderar även trafiksäkerhet, tillgänglighet, trygghet och en för invånarna i övrigt god miljö, samt myndighetsutövning utifrån miljöbalken och livsmedelslagstiftningen där tillsyn och förebyggande arbete står i fokus.

Bygglovsenheten är placerad i centrala Alingsås med närhet till både buss- och tågförbindelser. På enheten arbetar 16 personer som tillsammans hanterar hela byggprocessen från ax till limpa för hela vår kommun. På enheten finns bygglovshandläggare, bygginspektörer, bebyggelseantikvarie, koordinator och bygglovsadministratör. Hos oss är det dagliga samarbetet en naturlig del av vårt arbete och du kommer ingå i ett rutinerat team med samlad kompetens från många olika verksamheter.

ARBETSUPPGIFTER
Bygglovsenheten erbjuder nu ett tidsbegränsat uppdrag som bygglovsadministratör då en av våra medarbetare kommer vara ledig till slutet av juni 2023. Tjänster består till stor del av att vara en administrativ stödfunktion för bygglovsenhetens verksamhet och att stödja bygglovhandläggare och byggnadsinspektörer.

Som bygglovsadministratör ansvarar du för de löpande administrativa uppgifterna så som arkivering, diarieföring av att inkomna handlingar, expediering av beslut samt att besluta på delegation i enklare PBL-ärenden (plan- och bygglagen). Enheten arbetar med ärendehanteringssystemet ByggR.

I tjänsten kommer du assistera bygglovshandläggare med bland annat remiss- och grannhöranden, självständigt handlägga OVK- samt hissärenden samt enklare anmälningsärenden. Du hanterar enhetens inkommande och utgående post, registrerar och diarieför handlingar, hanterar sakägarutskick, expedierar beslut, lämnar ut handlingar, gallrar och arkiverar handlingar.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har studerat, eller är student vid en bygglovshandläggarutbildning och är intresserad av möjlighet till erfarenhet inom yrket.

Då tjänsten innebär att du bistår vid granskning av inkomna handlingar samt ge enklare bygglovsrådgivning till medborgarna är det meriterande om du har tidigare erfarenhet och kunskap inom detta.

Arbetet inkluderar dagliga kontakter med företag och privatpersoner, därför är det viktigt att du tycker om människor och brinner för tydlig och professionell kommunikation. Du är van att ta ansvar för ditt arbete och dina åtaganden, du är flexibel samt arbetar bra tillsammans med andra. Du fokuserar på kundbehov och kundtillfredsställelse.

För att trivas i rollen arbetar du på ett systematiskt, metodiskt och pålitligt sätt och strävar efter att uppnå enskilda och gemensamma mål. Då vi är myndighetsutövande är det självklart av högsta vikt att du följer de lagstadgade krav och regelverk vi har att förhålla oss till. Du är bekväm med att ha datorn som ditt främsta verktyg och har grundläggande kunskap i gällande lagstiftning och regler inom arbetsområdet: PBL, OSL, FL, KL.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Urval och intervjuer kan komma att påbörjas innan ansökningstiden passerat.

På www.alingsas.se/jobb kan du läsa mer om dina förmåner som medarbetare hos oss.

För att underlätta rekryteringsarbetet ber vi dig att bifoga relevanta intyg och betyg för tjänsten du söker. Vi har endast möjlighet att ta emot ansökningar via Visma Recruit.

Vi har gjort våra val av annonskanaler och vill ej ha kontakt med försäljare eller rekryterings- och bemanningsföretag. Visa mindre

Välkommen till kommunen som är tillräckligt stor för att driva utveckling och tillräckligt liten för att du ska kunna påverka mer än den egna arbetsplatsen. Tillsammans skapar vi Alingsås!

Tjänsten är centralt placerad på enheten för kansli/juridik vid kommunens stabsavdelning, tillhörande kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret är kommunstyrelsens verkställande organ och består av drygt 100 tjänstemän. Kommunledningskontoret leder och samordnar kommunens strategiska planering och utveckling, bereder beslutsunderlag till kommunstyrelsen och utför särskilda uppdrag och utredningar.

Kontorets uppdrag innefattar även att följa upp verksamheten i kommunen och ansvara för modeller och strukturer kring kommunens styrning och ledning. Kommunledningskontoret stödjer förvaltningarna med rådgivning och specialisttjänster samt i samverkan kvalitetssäkrar service till Alingsås medborgare.

ARBETSUPPGIFTER
Som administratör med kompetens inom offentlig förvaltning och/eller juridik kompletterar du vår enhet kansli/juridik under sommarmånaderna 2020. Vår enhet består av kommunsekreterare, kommunarkivarier, strateger, kommunjurist samt registrator. Enheten är organiserad under stabsavdelningen, vid kommunledningskontoret i Alingsås kommun. Tjänsten innebär framförallt ett brett spektra av uppgifter inom offentlig administration, och huvuddelen av din arbetstid kommer att ägnas åt administrativa uppgifter som är återkommande varje dag.

I din roll som administratör inom offentlig förvaltning/juridik kommer du att ansvara för kommunens inkommande post och e-post, registrera inkomna handlingar i diarieföringssystem samt avsluta ärenden och arkivera handlingar. Det ingår även att ta fram handlingar från diarium och arkiv, både elektroniskt och fysiskt.

Om du har juridisk utbildning kommer du att ansvara för att sekretesspröva handlingar innan de lämnas ut. Du kommer att göra en första bedömning av om en handling kan lämnas ut samt sköta utlämnandet. Du förväntas göra mindre rättsutredningar åt kommunledning och övriga förvaltningar i frågor som uppkommer under perioden.

I tjänsten ingår det också att hjälpa medarbetare i frågor som rör regler kring offentlighet och sekretess, förvaltningslagens krav på offentlig verksamhet, personuppgiftshantering samt grundläggande kommunalrätt. Du kommer även att svara i telefon och besvara enklare frågor om kansliets verksamhet både internt och externt

Under vissa veckor kommer du att vara ensam tjänstgörande person på enheten.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som i första hand har en pågående eller slutförd utbildning inom juridik, samhällsvetenskap eller offentlig förvaltning. Krav för tjänsten är att du har grundläggande kunskap i offentlighet och sekretess, förvaltningslagen och GDPR samt förståelse för den politiska processen i en kommun. Har du erfarenhet av administrativt eller juridiskt arbete sedan tidigare är detta meriterande.

Vi söker dig som är en noggrann och engagerad person med mycket god känsla för administration. Du är ansvarstagande och förstår att din roll utgör en viktig del av helheten. Du kan självständigt planera och bedriva ditt arbete.

För att trivas i rollen behöver du tycka att det är stimulerande att dagligen utföra återkommande administrativa arbetsuppgifter. Du har en god känsla för detaljer och är mån om att utföra uppgifterna enligt framtagna rutiner. Du har ett mycket gott bemötande och en god känsla för service. Du är självständig och ser till att söka svar på dina frågor, samtidigt som du är prestigelös och ber om hjälp när det behövs. Du har en mycket god
samarbetsförmåga och uppskattar att ingå i en grupp med olika kompetenser.

ÖVRIGT
Du erbjuds möjlighet till två veckors ledighet i augusti om så önskas. I övrigt förväntas du arbeta heltid under perioden.

Fungerar arbetet bra finns goda möjligheter till att förlängning av tjänsten i form av visstidsanställning någon dag/några timmar per vecka under hösten 2020 och våren 2021. Visa mindre