Lediga jobb som Personaladministratör/Personalassistent i Alingsås

Välkommen till Alingsås! Som medarbetare i vår kommun har du alla möjligheter att vara med och utveckla verksamheten och din arbetsplats. Med nära 4000 anställda är vi tillräckligt stora för att driva förändring och samtidigt tillräckligt små för att var och en ska kunna påverka och få utrymme för sina idéer. Här finns plats för nytänkare. Tillsammans skapar vi Alingsås!

På vård- och omsorgsförvaltningen är vi idag cirka 1400 medarbetare som med vår samlade kunskap och yrkesvana ger alingsåsarna omsorg och sjukvård i hemmet eller på våra boenden. Inom funktionsstöd arbetar vi för att ge personer med funktionsnedsättning stöd och service enligt LSS, med fokus på delaktighet, självbestämmande och goda levnadsvillkor. Våra medarbetare möter brukare, anhöriga och kollegor med öppenhet, engagemang och respekt. Tillsammans skapar vi en trygg och utvecklande arbetsmiljö.

När du börjar hos oss så erbjuder vi dig:

• En trygg anställning
• Möjlighet till semesterväxling
• Extra semesterdagar när du fyllt 40 år
• Kompetensutvecklingsplan
• Föräldrapenningtillägg
• Friskvårdsbidrag och förmånliga rabatter via E-passi
• Cykelförmån
• Möjlighet att delvis arbeta på distans

Välkommen med din ansökan!

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER
I den här rollen blir du en viktig del av teamet och arbetar nära enhetschef för att skapa en välfungerande och trivsam arbetsvardag. Du är en nyckelperson när det gäller schemaplanering, bemanning och andra administrativa uppgifter, och du fungerar även som stöd i verksamhetens planering.

Du kommer att arbeta inom funktionsstöd och samverka med flera LSS-verksamheter. I ditt uppdrag ingår att bidra till struktur och kontinuitet i bemanning och planering utifrån verksamheternas behov.

Du ansvarar för kontakten med verksamhetsstöd i frågor som rör exempelvis inköp och andra praktiska delar som får vardagen att fungera smidigt. Rollen är omväxlande och innebär att du även hanterar andra administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov, alltid med fokus på att bidra till en trygg och effektiv arbetsmiljö.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:

• erfarenhet av administrativt arbete inom funktionsstöd/LSS
• goda kunskaper och erfarenhet av bemanning, schema och planeringssystem
• mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• en vana att arbeta i digitala system och med digitala hjälpmedel

För att lyckas i rollen som administrativ samordnare ser vi att du är självgående och tar ansvar för dina uppgifter. Du har ett flexibelt förhållningssätt, planerar och strukturerar ditt arbete på ett effektivt sätt och driver dina arbetsuppgifter framåt med god prioriteringsförmåga.

Du har lätt för att samarbeta med andra samt är lyhörd och kommunikativ i mötet med kollegor och andra kontakter. Vidare har du gott omdöme och kan göra kloka avvägningar i komplexa situationer. Du är trygg i dig själv, har god självinsikt och ett professionellt förhållningssätt i olika sammanhang. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Varaktighet: Tillsvidare.

Före erbjudande om anställning ska ett godtagbart utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas. Du beställer det via denna länk: https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/kontrollera-dina-uppgifter-i-belastningsregistret/.

För att underlätta rekryteringsarbetet ber vi dig att bifoga relevanta intyg och betyg för tjänsten du söker. Vi har endast möjlighet att ta emot ansökningar via Visma Recruit.

Vi har gjort våra val av annonskanaler och vill ej ha kontakt med försäljare eller rekryterings- och bemanningsföretag. Visa mindre

Välkommen till Alingsås! Som medarbetare i vår kommun har du alla möjligheter att vara med och utveckla verksamheten och din arbetsplats. Med nära 4000 anställda är vi tillräckligt stora för att driva förändring och samtidigt tillräckligt små för att var och en ska kunna påverka och få utrymme för sina idéer. Här finns plats för nytänkare. Tillsammans skapar vi Alingsås!

Vill du vara med i arbetet för att nå barn- och ungdomsnämndens inriktning för framtida förskol- och skolorganisation? Då kan du vara den vi söker till rollen som administratör på barn- och ungdomsförvaltningen. Du kommer att ingå i den administrativa enheten på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. Vi är 12 personer som arbetar med stöd och administration till barn och ungdomsförvaltningens verksamheter, personal och medborgare. Vi levererar hög kvalitet, stöttar varandra och ser till att vi mår bra och har roligt på jobbet.

Med engagemang, öppenhet och respekt formar vi tillsammans förskolor och skolor av hög kvalitet. I Alingsås gör vi oss engagerade. Som medarbetare tar du ansvar och du ges möjlighet att skapa mening och göra skillnad. Genom nyfikenhet och aktivt lyssnande skapar du förutsättningar för utveckling. Du har Alingsåsaren i fokus och verkar för att ge en god samhällsservice.

När du börjar hos oss så erbjuder vi dig:
-En trygg anställning
-Möjlighet till semesterväxling
-En kompetensutvecklingsplan
-Föräldrapenningtillägg
-Friskvårdsbidrag och förmånliga rabatter via E-passi
-Möjlighet att delvis kunna arbeta på distans
-En central arbetsplats med närhet till pendeltågstation och centrum.

Välkommen med din ansökan!

ARBETSUPPGIFTER
Är du en serviceinriktad och noggrann person som trivs med varierande arbetsuppgifter? Då kan du vara den vi söker!

Som administratör hos oss kommer du att arbeta med både barnomsorgsfakturor, administration kring schemaändringar inom förskola och vara chefsstöd. Ditt uppdrag innebär att arbeta brett med olika typer av arbetsuppgifter för att stödja medborgare och personal.

I rollen kommer du att hantera och registrera beställningar från både kunder och leverantörer, vilket kräver noggrannhet och effektivitet. Du kommer att ansvara för inköp av varor och tjänster i enlighet med kommunens riktlinjer, vilket innebär att du behöver ha god kännedom om dessa riktlinjer och kunna tillämpa dem i ditt arbete. Därtill ingår administrativa uppgifter kopplade till inköp och beställningar, vilket kräver en god organisatorisk förmåga. Det är av stor vikt att du bidrar till att upprätthålla en god arbetsmiljö och serviceanda, så att både kollegor och besökare känner sig välkomna och uppskattade. En viktig del av tjänsten är att sköta receptionen, där du kommer att bemöta besökare och hantera telefonsamtal på ett professionellt och vänligt sätt. Du kommer också att samordna leveranser och följa upp beställningar för att säkerställa att allt flyter på som det ska.

Arbetsuppgifter kommer från olika håll vilket gör att arbetsdagen inte alltid kommer bli som du planerat. Även om tjänsten innebär mycket självständigt arbete är det självklart att du och dina kollegor hjälps åt att stötta och avlasta varandra. Du har ett nära samarbete med handläggare när det gäller att bemanna receptionen och andra närliggande arbetsuppgifter.

Att arbeta effektivt och samtidigt leverera god kvalitet är viktigt för oss. Därför arbetar vi alltid med att utveckla befintliga rutiner och arbetssätt och du kommer självklart vara en aktiv del av detta viktiga arbete tillsammans med dina kollegor. En del av förbättringsarbetet är att hitta sätt att digitalisera och förenkla våra processer.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant gymnasieutbildning inom administration eller liknande område. Alternativt annan utbildning eller erfarenhet som vi som arbetsgivare bedömer som likvärdigt.

Meriterande för rollen är erfarenhet av administrativt arbete samt erfarenhet från arbete inom offentlig sektor, gärna inom skola eller förskola. Det är också en fördel om du har tidigare erfarenhet från serviceyrken och kunskap inom personaladministration. Goda kunskaper i Office-paketet är önskvärt, liksom gärna erfarenhet av verksamhetssystemet Edlevo. För rollen krävs även en god förmåga att arbeta självständigt, ta egna initiativ och kommunicera effektivt.

Vi söker dig som får energi av och trivs i servicesammanhang där du får stötta medborgare och personal. Arbetet innebär daglig kontakt med olika personligheter med skiftande förmågor och det ställs därmed kommunikativ förmåga, lyhördhet, och noggrannhet. Som administratör arbetar du såväl självständigt och med andra kollegor, vilket kräver ansvarstagande och samarbetsförmåga. I perioder ökar arbetsbelastningen och du behöver ha kapacitet att växla upp till ett högre tempo och göra nödvändiga prioriteringar. Detta med en fortsatt hög servicenivå mot besökare och personal och bibehållen kvalitet i ditt arbete.

För att lyckas i rollen ser vi att du är organiserad, ansvarstagande, metodisk och noggrann i ditt sätt att tänka och arbeta. Du har lätt för att planera och trivs med att god ordning på dina uppgifter. Som person hittar du snabbt lösningar på uppkomna problem. Du ser möjligheter och har en uthållighet som är tydlig och igenkänd. Du trivs med att skapa nya relationer och förstår värdet av att bibehålla kontakterna. Du är serviceinriktad och lösningsorienterad.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Rollen kommer att påverkas utifrån framtida behov i och med etableringen av ett nytt, gemensamt kontaktcenter i det nya kommunhuset som planeras till år 2026.

Har du skyddade personuppgifter ska du INTE söka via systemet utan kontakta ansvarig rekryterande chef för hantering av din ansökan.

För att underlätta rekryteringsarbetet ber vi dig att bifoga relevanta intyg och betyg för tjänsten du söker samt vid eventuell intervju ha möjlighet att uppvisa ID-handling. Vi har endast möjlighet att ta emot ansökningar via Visma Recruit. Visa mindre

Välkommen till Alingsås! Som medarbetare i vår kommun har du alla möjligheter att vara med och utveckla verksamheten och din arbetsplats. Med nära 4000 anställda är vi tillräckligt stora för att driva förändring och samtidigt tillräckligt små för att var och en ska kunna påverka och få utrymme för sina idéer. Här finns plats för nytänkare. Tillsammans skapar vi Alingsås!

På vård- och omsorgsförvaltningen är vi idag cirka 1400 medarbetare ger alingsåsarna omsorg och sjukvård i hemmet eller på våra boenden.
Vi har som mål att bli Sveriges mest effektiva kommun och vår förvaltning är mitt uppe i en spännande förändringsresa som innebär förändrade arbetssätt med fokus på innovation, samarbete och att bli en förvaltning i framkant. Som ett led i detta kommer avdelningen för verksamhetsstöd att genomföra en organisationsförändring som träder i kraft den 1 september 2025. I samband med denna förändring förstärker vi teamet med ytterligare schemaplanerare.

När du börjar hos oss så erbjuder vi dig:
• En trygg anställning
• Möjlighet till semesterväxling
• En kompetensutvecklingsplan
• Föräldrapenningtillägg
• Friskvårdsbidrag och förmånliga rabatter via E-passi
• Möjlighet att delvis kunna arbeta på distans
• En central arbetsplats med närhet till pendeltågstation och centrum.

Du kommer att ingå i ett engagerat och kompetent team med samma roll och vi söker dig som har ett stort intresse av att i nära dialog med enhetschefer skapa scheman, anpassade utifrån verksamhetens behov. Vårt gemensamma mål är att skapa scheman som ger goda effekter för brukare, personal och ekonomin.

Varmt välkommen med din ansökan!

ARBETSUPPGIFTER
Vår schemaläggning utgår ifrån att bemanna med rätt person med rätt kompetens, på rätt plats i rätt tid. Ditt arbete som schemaplanerare innebär att skapa hållbara scheman utifrån verksamhetens behov, lagar, avtal och gemensamma anvisningar från vår bemanningshandbok.

I ditt arbete som schemaplanerare ingår även att ta fram statistik, analysera data och omvärldsbevaka. Uppdraget innebär att utbilda, informera och introducera chefer och medarbetare i schemaläggningssystem.

Förvaltningens schemaplanerare arbetar även som systemstöd till förvaltningen och hanterar systemfrågor i schemasystemet.

Du kommer du ingå i en arbetsgrupp med personer som arbetar som schemaplanerare, men med olika roller. Du kommer att arbeta mot flera avdelningar inom vår förvaltning och ha ett nära samarbete med förvaltningens enhetschefer och bemanningscontroller men även med kommunens löne- och HR avdelning.


KVALIFIKATIONER
Krav för tjänsten:
• Eftergymnasial utbildning med adekvat inriktning såsom administration, ekonomi, eller en annan utbildning/kvalifikationer som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av arbete med central schemaläggning.
• God datorvana med goda kunskaper i Officepaketet.
• God kommunikationsförmåga och en god kunskap i svenska språket både i tal och skrift.

Meriterande:
• Erfarenhet av schemaläggningssystem Time Care Planering och Visma lönesystem.
• Kunskap om lagar och avtal som rör schemaläggning för dygnet runt verksamheter.

Som person är du noggrann, serviceminded, strukturerad, lösningsfokuserad, prestigelös samt har en god förmåga att samarbeta med andra. Du har ett helhetsperspektiv i större verksamhetsfrågor samtidigt som du har lätt för att arbeta på detaljnivå i frågor som kräver det.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Intervjuer sker löpande, slutintervjuer beräknas ske mellan den 11- 13/6

Före erbjudande om anställning ska ett godtagbart utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas.

För att underlätta rekryteringsarbetet ber vi dig att bifoga relevanta intyg och betyg för tjänsten du söker. Vi har endast möjlighet att ta emot ansökningar via Visma Recruit.

Vi har gjort våra val av annonskanaler och vill ej ha kontakt med försäljare eller rekryterings- och bemanningsföretag. Visa mindre

Välkommen till kommunen som är tillräckligt stor för att driva utveckling och tillräckligt liten för att du ska kunna påverka mer än den egna arbetsplatsen. Tillsammans skapar vi Alingsås!

Alingsås kommun och Lerums kommun har beslutat om att starta upp en ny gemensam Överförmyndarenhet i samverkan. Det blir en ny gemensam verksamhet och nu pågår ett arbete med att rekrytera några nya medarbetare. Vill du bli vår nya kollega, vi söker en erfaren administratör.

Under våren och sommaren pågår även arbetet med att fasa ihop verksamheterna och samverkan kommer att starta upp under hösten 2021.

Enheten kommer att bestå av 1 administratör, 4 handläggare och en enhetschef tillika handläggare, det vill säga totalt 6 personer.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som administratör kommer du att ha huvudansvar för telefontider, enklare ärendehantering, posthantering, diarieföring, upplägg och avslut av akter, arkiv, hantering av funktionsbrevlåda och andra administrativa arbetsuppgifter.

KVALIFIKATIONER
Vi ser gärna att du har utbildning som administratör, koordinator eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant. Det är önskvärt att du har erfarenhet av arbete inom kommunal förvaltning och administration offentlig förvaltning. Du har även mycket god IT-kunskap samt erfarenhet av Office-paketet. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska och kunna formulera dig väl i tal och skrift.

Då arbetet innebär mycket kontakt med ställföreträdare, myndigheter och olika yrkesroller är det av stor vikt att du är tydlig, pedagogisk och lösningsfokuserad. Du är en servicemedveten person som sätter medborgaren i fokus genom ett professionellt bemötande och god kommunikation. Du har lätt för att samarbeta med både arbetskamrater såväl som medborgare och har ett strukturerat arbetssätt, är systematisk och kommer till avslut, samtidigt som du tar ansvar för helheten och trivs med teamarbete. Du har en positiv inställning till digitalisering, nya arbetssätt och arbetsuppgifter. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Semestertjänst.

För att underlätta rekryteringsarbetet ber vi dig att bifoga relevanta intyg och betyg för tjänsten du söker.

Vi har endast möjlighet att ta emot ansökningar via Visma Recruit.

Vi har gjort våra val av annonskanaler och vill ej ha kontakt med försäljare eller rekryterings- och bemanningsföretag. Visa mindre

TOOLS gör kundens vardag enklare, säkrare och mer lönsam genom att leverera kompetens och rådgivning kring produkter och tjänster inom främst verktyg och maskiner, arbetskläder, skyddsutrustningar, fastighetsprodukter och arbetsplatsutrustningar. TOOLS bearbetar kunder inom industri, offentlig förvaltning och bygg/hantverk/service genom Butiker, Utesäljare, Tekniska Specialister, Innesäljare och digitala kanaler. TOOLS i Sverige omsätter idag ca 2 miljarder kronor och tillsammans med våra kollegor i Norge och Finland har vi idag filialer på över 150 orter runt om i Norden.


TOOLS ingår i Momentum Group-koncernen – en av de ledande återförsäljarna av industriförnödenheter och industrikomponenter, tjänster och service till professionella slutanvändare inom industri- och byggsektorerna i Norden. Koncernen omsätter cirka 5,5 miljarder SEK per år och har omkring 1 600 anställda. Momentum Group är noterat på Nasdaq Stockholm Mid Cap sedan juni 2017.




Om tjänsten

Tjänsten innebär en kombinerad roll där du kommer att arbeta med Lön på ca 50% och HR på ca 50%.

Du kommer i din roll självständigt ansvara för lönekörningen för ett eller flera bolag inom koncernen.  Du kommer också arbeta med operativt och affärsnära HR-stöd gentemot TOOLS chefer i alla förekommande HR-processer, exempelvis rehabilitering, arbetsrättsliga frågor och individärenden.

Vårt Ekonomi- och Lönecenter är placerat i Alingsås och det är där du kommer att ha din bas. Vårt löneteam består av två personer. Löneteamet sköter dels lönerna för TOOLS internt, men även för flera bolag inom koncernen. HR består av en person som arbetar med konsultativt HR-stöd för TOOLS chefer.

En del resor förekommer i tjänsten, främst inom ramen för ditt HR-uppdrag. Du kommer att rapportera till chefen för vårt Ekonomi- och lönecenter, men även ha ett nära samarbete med HR-ansvarig inom bolaget.

 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har arbetat några år med Lön- och HR frågor och känner dig trygg i allt från löneprocessen till arbetsrätt. Vi ser gärna att du har förståelse och intresse för systemfrågor och vill vara med och driva den tekniska utvecklingen inom löneområdet. Du har en avslutad gymnasieutbildning och troligtvis en eftergymnasial utbildning inom området och/eller motsvarande arbetslivserfarenhet. Du har god förståelse för lagar, regler och avtal och ser alltid till att vara uppdaterad inom området. Tidigare erfarenhet av att genomföra lönekörningar likväl som att självständigt driva processer inom HR-området är ett krav. Har du tidigare arbetat i Agda Lön och har kunskap inom Unionen och Handels kollektivavtal är detta meriterande. Ett stort plus om du har förståelse och intresse för systemfrågor.



Vem trivs här?

I denna rekrytering lägger vi stor vikt på de personliga egenskaperna. För att trivas i rollen behöver du ha hög integritet och du tar själv ansvar för ditt arbete. Du är trygg och balanserad, du hanterar stress på ett bra sätt, är duktig på att prioritera och att anpassa dig efter de situationer som uppstår. I arbetet ingår många interna och externa kontaktytor varför det krävs att du är en duktig kommunikatör som gillar att samarbeta och etablera relationer.

 

Ansökan

Ansök via vårt rekryteringsverktyg. Vi kan komma att använda oss av personlighetstester vid den här rekryteringen. Vi arbetar med löpande urval och kan komma att tillsätta tjänsten innan sista ansökningsdatum, skicka därför in din ansökan så snart som möjligt. Visa mindre